规章制度
浙江省汉博鉴定科学技术研究院 档案管理制度
浙江省汉博鉴定科学技术研究院
档案管理制度
第一章 总 则第一条 为加强司法鉴定业务档案的科学化、规范化管理，根据 《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和国家档案工作的有关规定，结合我院实际情况，制定本制度。
第二条 研究院院办公室为档案资料具体管理部门，负责制度的具体实施。
办公室应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第三条 本研究院档案资料分为文书档案资料、鉴定咨询档案、会计档案资料。文书档案资料、鉴定咨询档案、会计档案资料须按年度分别立卷、分类成册。
在工作中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本办法立卷归档。
第四条 公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交档案管理人员归档。
会计年度终了形成的会计档案，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。
第五条 档案管理人员的职责是:
(一)执行国家有关档案工作的法律、法规和规定；
(二)指导、督促、检查鉴定人的立卷、归档工作；
(三)负责鉴定档案的日常管理和利用；
(四)接受行业主管单位和档案行政管理部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案情况。
(五)完成其他档案管理工作。
第二章 立卷、归档和接收
第六条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、本院制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。
第七条 文书档案、鉴定咨询档案归档范围具体包括以下类别：
1. 收、发文件、会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；
2. 培训资料、决定、规定、制度、办法、通报等；
3. 工作计划、总结、调查材料；
4. 预决算、统计报表；
5. 合同、协议书；
6. 任免、聘任、奖励、处分材料；
7. 重要来信、来访材料、重要电报、电话记录、大事记；
第八条 鉴定咨询档案的归档范围包括：咨询当事人提供的检材与样本复印件、照片、光盘、录音带、录像带、数据库光盘、CT片、X片，本院出具的咨询意见书原件等材料。
第九条 会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业资料。
第十条 会计档案的具体归档范围是：
1. 会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
2. 会计账薄类。包括总账、明细账、日记账、固定资料卡片、辅助账薄、其他会计账薄；
3. 财务报告类。包括月、季、年度财务报告（含会计报表、附表、附注及文字说明）和其他财务报告；
4. 其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第三章 档案的立卷要求
第十一条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第十二条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附注在后；印件在前，定稿在后。
会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账薄类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。
需退还委托方的送鉴材料，应当复印或拍照存档。如不便复印或拍照存档，应当附加说明。
第十三条 归档的照片、光盘、录音带、录像带、数据库光盘、CT片、X片等，应当注明承办单位、制作人、制作时间、说明与其相关的鉴定档案的参见号，并单独整理存放。
第十四条 卷内材料的编号及案卷封面、目录和备考表的制作应当符合以下要求:
(一) 卷内材料经过系统排列后，应当在有文字的材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字编写页码。
(二) 案卷封面可打印或书写。书写应当用蓝黑墨水或碳素墨水，字迹要工整、清晰、规范。
(三) 卷内目录应当按卷内材料排列顺序逐一载明，并标明起止页码。
(四) 卷内备考表应当载明与本案卷有关的影像、声像等资料的归档情况;案卷归档后经研究院院长或副院长同意入卷或撤出的材料情况;立卷人、档案管理人员的姓名;立卷、接收日期，以及其他需要说明的事项。
第十五条 对装订线以外有字迹或破损的材料，以及与本案卷材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边和托裱;对过大的纸张要折叠;对材料上的金属物要拆除，方可装订。
第十六条 案卷应当做到材料齐全完整、排列有序，标题简明确切，保管期限划分准确，装订不掉页不压字。
第十七条 档案管理人员接收案卷时，应当按照立卷归档的要求进行验收，验收合格后办理归档手续。
第十八条 档案管理人员对已接收的案卷，应当按保管期限、年度顺序、鉴定类别进行排列编号。涉密案卷应当单独编号存放。
第十九条 档案管理人员应当在分类排列的基础上编制《案卷目录》、计算机数据库等检索工具。
第三章 保管期限
第二十条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案时间为5年。凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；
凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表，保管期限为短期。
第四章 库房管理
第二十一条 档案库房应当坚固，具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等条件，室内应当保持清洁、整齐、通风。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。
第二十二条 随卷归档的影像和声像资料，应当防止受潮、磁化，数据库光盘等要定期复制，并存放在特种载体类档案。
第二十三条 档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。
第五章 查阅和借调
第二十四条 建立鉴定档案的查阅和借调制度。
第二十五条 其他单位和个人一般不得查阅鉴定咨询档案。确因特殊情况需要查阅的，应当出具单位函件，出示个人有效身份证明，经院长或副院长批准，并履行登记手续。
第二十六条 如有特殊需要，会计文书档案经院长批准，可以提供查阅、摘抄、复印、并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本院档案管理人员陪同。
第二十七条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第二十八条 借调鉴定档案到期未归还的，档案管理人员应当催还。造成档案损毁或丢失的，依法追究相关当事人责任。
第六章 鉴定、销毁和移交
第二十九条 对保管的鉴定咨询档案，应当每五年进行一次鉴定。鉴定工作由司法行政机关司法鉴定管理部门和院长或副院长、档案管理人员等组成鉴定小组共同进行。
第三十条 鉴定档案经鉴定小组鉴定一致认为无保存价值的，登记造册后予以销毁。销毁鉴定档案时，应当由两人负责监销，监销人应当在销毁登记簿上签名。
第三十一条 列为永久保管的鉴定咨询档案在国家规定的保存期满后，应当连同案卷目录、数据库光盘等有关检索工具、参考资料一并向当地档案馆移交。移交的档案应当在移交登记薄中详细载明。
第七章 附 则
第三十二条 本制度由浙江省汉博鉴定科学技术研究院负责解释。
第三十三条 本制度自颁布之日起施行。
